Recursos: registre d’entrada

L’actualització dels canals de comunicació amb la ciutadania s’han vist afectats de manera radical. L’atenció ciutadana ha d’evolucionar a una assistència on l’estructura i els coneixements són força nous per a tothom.

Els canvis incorporats amb les lleis 39 i 40, afecten de manera profunda a l’antic concepte d’oficina de registre, per esdevenir realment una OAMR i al mateix temps, són una oportunitat per impulsar aquest servei, atenent a que avui dia, no són només els espais físics on s’atenen als ciutadans i ciutadanes, el que podria situar-ho en una dimensió de millores a nivell d’espai físic, sinó que son també l’espai on s’ha de virtualitzar l’activitat administrativa (gestió eines diverses plataformes, digitalització en origen, acompanyament als ciutadans a la realització de tràmits electrònics, diligència electrònica distribució a la organització).

Per tant, és imprescindible abordar un nou enfoc funcional de la OAC i conseqüentment la millora, tant des de la perspectiva de dotació de mitjans materials, com de recursos humans suficients amb les habilitat i formació necessàries per afrontar aquest nou escenari que permeti donar el servei a la ciutadania, donar compliment a la legalitat vigent en tot el que fa referència a les noves Lleis 39 i 40 d’1 d’octubre de 2015, i una imatge que s’ajusti a aquesta nova etapa.

A continuació us deixem diversos recursos per poder ajudar-vos en aquest procés de transformació :

Formació:

Formació en eines del Consorci d’Administració Oberta de Catalunya (AOC) com EACAT, eTRAM, eFACT, etc. que faci servir els treballadors públics.

Recursos per consultar:

Pàgina web especialitzada en ajudar a transformar les Oficines d’Atenció Ciutadana en Oficines d’Assistència en Matèria de Registre.
El PAe (Portal de Aministración electrónica), posa al nostre abast, tot un seguit de recursos, en l’àmbit de l’aplicació de les lleis 39 i 40. (Guia Digitalízate).
Guia de registres electrònics, de l’AGE.
El servei compartit de Registre ORVE (Oficina de registre Virtual) de la SGAD (Secretaria General d’Administració Digital)
Normes SICRES 3.0. Normalitza i estableix de forma única, global i completa, el Model de Dades per a l’intercanvi de seients entre Entitats Registrals amb independència del Sistema de Registre origen o destinació, i de la tecnologia d’intercanvi.
Funcions de les oficines d’assistència en matèria de registres i eines per a la seva actuació (Document preparat per la D.G de Governança Pública per resoldre dubtes i qüestions sobre este tema).
Registre de funcionaris habilitats – Habilit@

Bones pràctiques:

Consulta el llistat d’eines homologades pel Consorci AOC.
La Secretaria General d’Administració Digital del Ministeri de Política Territorial i Funció Pública, ha engegat un conjunt d’iniciatives que permeten avançar en la implantació dels registres electrònics en tots els àmbits administratius i afavorir l’intercanvi de seients registrals. Podeu ampliar més informació al següent enllaç, on s’inclou informació del Registre electrònic General o de l’ORVE.
Redirigir els correus electrònics cap als mitjans telemàtics correctes amb explicacions de com fer-ho. I tenir, per exemple, un model de resposta amb les passes que ha de seguir l’interessat.
Mitjançant ordenances o a través de les bases d’execució del pressupost establir que totes les factures han de ser electròniques, i eliminar l’exempció de la tramitació electrònica a qualsevol quantitat.
Una bona pràctica que s’ha implantat, fruit de la situació viscuda arrel de la pandèmia del COVID-19, pels ajuntaments de Teià i Palau-Solità i Plegamans, ha estat l’assistencia a la ciutadania per videoconferència, no només per l’activitat ordinària, també per l’ús dels mitjans electrònics de les respectives organitzacions.